¿Por qué fracasa un proyecto?

Si hablamos hoy en día de la administración de proyectos, nos referimos a una metodología que a lo largo del tiempo ha madurado para ayudar a una empresa a alcanzar objetivos en un determinado tiempo, llevando una gestión de recursos y separando la urgencia de las tareas de aquellas que realmente son importantes. Por desgracia, gran parte de los proyectos exceden sus plazos de entrega y sus presupuestos. Los motivos de esto tienen que ver con la gestión se recursos y la forma en que se asignan, el presupuesto previsto, la planificación, la gestión de riesgos o la interpretación de los requerimientos que este implica, todo esto influye de una forma negativa sobre el plazo estimado, el presupuesto asignado y el nivel de calidad entregado.

Muchas empresas hoy en día tienen estándares poco exigentes y carecen de los medios para el seguimiento y control de las variables a lo largo del proceso de ejecución, complicando el control y optimización de resultados a pesar de que estos puedan ser limitados al igual que el presupuesto asignado. Por ello es fundamental conocer las causas que llevarían a un proyecto al fracaso y augurar una gestión de riesgos proactiva e integral.

Gestión de riesgos ineficiente o inexistente.

Hablar de riesgos es hablar del futuro, de las probabilidades, pero sobre todo, de incertidumbre. Toda actividad implica un riesgo, cualquier cambio implica un peligro, pero el peor peligro es la inmovilidad, con esto quiero decir que un riesgo no es algo negativo, es una probabilidad de que un evento ocurra y que será imposible eliminarlo. El camino entonces es minimizar su impacto y aprovechar la oportunidad.

Muchas empresas carecen de un análisis de riesgos, esto los lleva a la incertidumbre y a una inevitable perdida. Conocer los riesgos nos obliga a saber que incide sobre las causas del mismo, identificarlas y cuantificarlas, nos obliga a monitorizar, medir y ajustar en base a un plan.

Una gestión de riesgo debe:

• Ser proactiva al momento de identificar las causas de los posibles fallos, y contar con una estrategia, objetivos y un plan.
• Debe ser lo suficiente en términos de análisis e interpretación del origen de los riesgos, debe contemplar el establecimiento de indicadores que aporten datos y detalles para llevar a cabo el seguimiento adecuado.
• Se necesita que este orientado a resultados, esto reforzara el plan de gestión de riesgos y podremos abordarlo como un ciclo de mejora continua, enlazando cada objetivo a un determinado tiempo, permitiendo así planear acciones y asociar recursos necesarios en cada caso.
• Se debe comunicar, ya que el compromiso de todas las personas involucradas es crítico, y se debe fomentar la participación en la realización del mismo. Al publicar su contenido, este debe de ser incorporado a la cultura laboral de la empresa y a los valores de la misma.

Según un estudio de KPMG del año 2013, las iniciativas más efectivas de la gestión de riesgos son las siguientes: 

• 53% escogen alinear la estrategia de riesgo con la de la compañía.
• 52% de basa en la efectiva política de comunicación del riesgo.
• 46% se apoyan en el desarrollo de los equipos proporcionándoles la formación e información necesarias.
• 27% disfrutan de un mayor compromiso por parte de los niveles ejecutivos de su empresa.
• 26% recurren a un proveedor externo que les guíe en este campo.

Una pobre definición del alcance del proyecto

Dejemos en claro esto: El alcance de un proyecto tiene como finalidad, determinar de una forma sencilla, clara y concisa los objetivos que se deben alcanzar a lo largo del desarrollo del proyecto. el alcance no es hasta donde llegar, si no que se debe cumplir para poder llegar, por eso es importante el poder definir objetivos, especificar medios disponibles, evaluar el impacto de factores internos y externos que puedan complicar el resultado buscado. El mayor problema a la hora de definir el alcance, es la ambigüedad en su definición, y por eso es que los objetivos que te plantees para el alcance deben ser S.M.A.R.T., pero también ten en cuenta lo siguiente para todo objetivo:

• Debe ser claro, directo y transparente para que su interpretación sea fácil.
• Tiene que ser conciso, se trata de aportar directrices, no de explorar o desarrollar ideas, eso es en la parte de planificación.
• Evita las abstracciones y trata de no entrar en demasiados detalles.
• Tiene que ser fácil de entender para los accionistas, niveles ejecutivos y los miembros del equipo.

La falta de realismo a la hora de establecer metas

Todo proyecto tiene metas así como objetivos, y gracias a ellos podemos establecer las acciones que debemos tomar. Pero por desgracia, la mayoría de las veces, estas metas son demasiado ambiciosas, los objetivos se vuelven inalcanzables, los plazos de ejecución nos quedan cortos y las cargas de trabajo se vuelven un caos, haciendo que los recursos disponibles sean insuficientes. Esto muchas veces es causado por la inexperiencia, la fata de un antecedente de donde basarnos o la poca información con la que disponemos en esos momentos.

Pero, ¿Qué podemos hacer para evitar el impacto negativo que este error tendrá en el proyecto y en la moral de tu equipo, así como en la imagen corporativa?

• Prever la participación de los responsables en cada fase de la etapa de planificación.
• Emplea métodos y procesos para la administración de proyectos para obtener una cadena crítica, el cual te permita la introducción de algún amortiguador temporal que te aporte un margen para solucionar situaciones adversas.
• Prueba el alcance de tu proyecto antes de llevarlo a la practica.
• Establece un canal de retroalimentación.

No tener un margen para la reacción

Vamos a ser claros, el no tener este rango, espacio o margen para reaccionar es el causante de retrasos que se irán acumulando, esto hará que puedas tomar malas decisiones, consumir recursos de forma innecesaria, y sobre todo, incumplir con los plazos de entrega. Y recalcare algo que ya dije antes, pero es mejor que lo entiendas, los causantes de esto son:

• La falta de conocimiento.
• La inexperiencia.
• La falta de comunicación.
• Los malos entendidos.
• La inadecuada planificación.

Esto nos lleva a establecer prioridades de forma errónea, confundiendo lo urgente de lo importante. Y esa es la clave, mis niños.

• Urgente e importante: Crisis, deadlines, problemas de relaciones publicas.
• No urgente pero importante: La prevención, la preparación, la planificación, creación de relaciones y mantener los vínculos, entre otros.
• Urgente pero no importante: emails, informes y algunas reuniones (Las reuniones pueden ser no urgentes pero importantes).
• No urgentes ni importantes: Ladrones de tiempo, tareas triviales, emails irrelevantes.

Falla en la comunicación

Según datos de The Bull Survey, el 57% de las veces, un proyecto fracasa por la pésima comunicación entre las partes relevantes. El carecer de canales óptimos y formales de comunicación, darán como resultado que desconozcas el progreso del proyecto, los desafíos a los que se enfrentan en cada fase de la ejecución, y esto evidentemente te limitara en el mejor de los casos, o evitara que realices los ajustes necesarios para corregir la desviación del proyecto.

• Crea un plan de gestión de la comunicación.
• Diseña distintos canales de comunicación.
• Apóyate en la tecnología para facilitar estos canales de comunicación y proporcionar seguimiento y monitorear le proceso gracias a las herramientas disponibles para la administración de proyectos.

Conclusión

Es cierto que cada proyecto es único, pero la gracia de estandarizar los procesos de la administración de proyectos, y de la ingeniera de software, es tener procedimientos que, al aplicarse, resultan en el cumplimiento de una meta, en gestionar los recursos de la manera mas optima posible y de estar preparados contra las contingencias que puedan surgir.

El fracaso o éxito de un proyecto esta en la forma en que administremos y gestionemos las diferentes fases del proceso de desarrollo del mismo. Y por eso les recuerdo que una gerencia no es operativa, si no administrativa.

Saludos cordiales.